自主管理マンション支援

管理会社へ委託せず、さまざまな管理組合業務を自らの手で行う形式を「自主管理」と言います。令和５年度に実施された「マンション総合調査^*1」では、全体の約5.2%が自主管理マンションとなっています。

自主管理は、その運営の難しさが取り沙汰されることが多いものの、次のようなメリットがあります。

自主管理のメリット

• 支出が抑えられる
• 各組合員のマンションの運営に対する責任感が生じ易い
• 組織化に成功すれば、結束力最強
• 外部の思惑に振り回されず、無駄な忍耐もなく、自分たちの管理に邁進できる

しかし、自主管理には、次のデメリットがあげられます。

自主管理のデメリット

• 役員の負担が重い
• 各種工事等の検討や決定が難しい
• 行政等の各種助成・制度の検討や手続きが大変
• 行政等の施策や他のマンションの情報が入って来づらい。

外部の手を全く借りずに管理組合運営を行う場合、誰か1人の力に頼りすぎることになったり、偏った運営となってしまったりする虞があります。このような事態にならないために、マンション管理士の力を借りるという方法があります。マンション管理士とは、「専門知識をもって管理組合の運営その他マンションの管理に関し、管理組合の管理者等の相談に応じ、助言、指導その他の援助を行うことを業務とする者」です。マンション管理士に、管理組合の基幹的業務^*2を依頼することにより、運営のネックとなり易い、会計帳票作成の複雑さ、管理費等の徴収の煩雑さなどから解放され、スムーズな運営が可能です。また、マンション管理士は高い専門性と豊富な知識により、管理組合を全面的にバックアップいたします。

※1　令和5年度マンション総合調査結果〔データ編〕「管理組合向け調査の結果（PDF形式）p340」国土交通省　001750163.pdf

※2　金銭の扱い・振込・引き出し等を除く

自主管理マンションにおける一番の困りごとといえば、会計書類の作成でしょう。
管理会社に管理委託していれば、殆どの契約に会計書類の作成が含まれますが、自主管理では役員がこれを行わなければなりません。
区分所有法第34条では、「管理者」に「少なくとも毎年一回集会を招集」する義務を負わせており、その集会（総会）においては、「組合員に対し、前年度会計における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない」（標準管理規約単棟型第38条第3項）と考えられています。そのため、会計書類の作成は必須です。弊社では、管理組合の会計業務に精通したマンション管理士が会計帳票の作成を行います。

弊社のサービス内容

会計帳票の作成（全国対応）

業務内容

• 総勘定元帳の作成
• 収支報告書案、予算書案、貸借対照表案、財産目録案、未収金一覧を作成

導入効果

• 理事長、担当理事の負担軽減

導入手順

• 理事会決議
• 総会決議

作業手順

• 弊社が、預金通帳、帳簿、請求書・領収書の写真を撮影
  ※そのため、弊社がお金の出し入れに関わることは一切ありません。

費用

（単体の場合）月額　11,000円（税込）～　
※マンションの規模に応じて変動いたします。

自主管理マンションでは、管理費等の収納を各自の振り込み、手渡しによって行っているマンションが少なくありません。区分所有者がごく小数であったり、信頼関係に揺るぎがなければその形態のままでもよいでしょうが、たいていの場合、未収金問題が浮上してきます。
自主管理マンションにおいて未収金問題が発生すると、第三者の介入がないことから、知らなくてよかった他人のプライバシーに踏み込み、複雑な思いを抱え込むことにもなりかねません。未収金の発生を未然に防ぐためのものとして、また、入金及び未収金を容易に把握する手段として集金代行サービスの利用が考えられます。

弊社では、マンション管理士が、集金代行サービス移行の支援および集金代行サービス管理者業務を行います。

弊社のサービス内容

集金代行サービスの移行作業及び毎月の引落し業務

業務内容

• 集金代行サービス管理者業務
• 滞納管理
• 理事会報告

導入効果

• 振り込み忘れから始まる常習的な滞納を防ぐ
• １度の振り込み忘れであれば、次月に2ヶ月分の引落しをかけることで、速やかに回収
• 組合員の手間が省ける
• 各種使用料なども同時に引落し可能
• 管理費等の改定の際にスムースな移行が可能

導入手順

• 理事会決議
• 総会決議

作業手順

• 組合員全員が「口座振替依頼書」を記入
• 弊社が「口座振替依頼書」を業者に送付、業者受付
• 業者受付から２～3ヶ月で、引落し開始

費用

（単体の場合）月額　22,000円（税込）～
※マンションの規模に応じて変動いたします

１．総会の開催

自主管理マンションに関わらせていただくと、しばしば、これまで開催された総会が区分所有法あるいはそのマンションの管理規約に反していることがあります。反していたとしても、問題となることは、実際はほとんどないかもしれないのですが、たとえば、新しく入居してきた区分所有者が過去の議事録等を見てこの決議はおかしいのではないかなどと追及してきた場合など、事態は複雑になります。
その他、議案書の発送日付が規約に定めた２週間前（中14日）より後の日付であったりすると、総会自体が無効だったということにもなりかねません。そのため、法律および規約に則った総会開催が望まれます。

２．理事会の開催

理事会にも、決議要件があるなど規約遵守が求められますが、理事会の難しさは、その段取りにあります。理事会は、前年度の総会の事業計画に挙げられた事項を執行していく役目を負い、それらをクリアしつつ最終目標は総会を開催することです。
それに向けていつまでに何を準備し、検討し、決定しておかなければならないか、すべて逆算して進める必要があります。また理事会は、漏水事故、経常的な修繕工事、組合員からの要望に対応、決定する役割も追っています。
それらを合わせて限られた時間の中で効率的に処理していくことが肝要となります。

弊社では、マンション管理士が理事会・総会開催の支援を行うとともに、陪席して助言等を行います。

弊社のサービス内容

総会・理事会開催支援

業務内容

• 理事会開催支援
• 議案書案の作成
• 総会進行の補助
• 議事録（総会・理事会）作成

導入効果

• 適正な総会を開催することができる
• 議案書・議事録の作成などの役員の手間が省ける
• 理事会開催の補助により、十分な協議をすることができる

導入手順

• 総会決議
• 理事会決議

作業手順

• 組合員全員「口座振替依頼書」を記入
• 弊社が「口座振替依頼書」を業者に送付、業者受付
• 業者受付から２～3ヶ月で、引落し開始

費用

（単体の場合）月額　33,000円（税込）～
※マンションの規模に応じて変動いたします

長期修繕計画が必要であることはわかっているのだけれど、費用がかかりそうで、なかなか手が出ない。という自主管理マンションは多いと思います。長期修繕計画があれば、今後必要な工事、実施時期、修繕積立金の額を組合員全員で共有することができるのに、、、。そんな自主管理マンションは、公益社団法人マンション管理センターが行っている「長期修繕計画作成・修繕積立金算出サービス」を利用することで長期修繕計画を安価に手に入れることができます。本センターでは、劣化診断を省き、主としてそのマンションの形状および修繕履歴等から簡易的な長期修繕計画（以下、「（簡易）長計」といいます。）を作成します。簡易的ではあるものの総会で承認されればそのマンションの長期修繕計画として認定制度、評価制度などにも対応可能です。

なお、管理組合が長期修繕計画を作成していない場合、マンション管理適正化法の改正により行政などが行う調査において、「管理状況に課題のあるマンション」などと判定されてしまう場合がありますので、早めの作成が望まれます。

弊社のサービス内容

（簡易）長計作成支援

業務内容

• 記入票データの入力
  • 修繕履歴の確認（資料の閲覧、役員への聞き取りを含む）
  • 会計状況等の確認（資料の閲覧、役員への聞き取りを含む）
• 完成した（簡易）長計の説明

導入効果

• 難しい内容をプロに任せることができる
• マンションの実態に即した（簡易）長計を作成できる

導入手順

• 理事会決議

費用

（単体の場合）月額　110,000円（税込）～
※マンションの規模に応じて変動いたします

「自主管理マンション定額支援」とは、1.会計帳票の作成、2.管理費等の収納支援、3.理事会・総会開催支援、4.（簡易）長計作成支援を定額で行うサービスです。上記業務を行うとともに、マンション管理士として、常に貴管理組合に寄り添い、全面的なバックアップを行います。

弊社のサービス内容

自主管理マンション定額支援

業務内容

1. 会計帳票の作成
   • 総勘定元帳の作成
   • 収支報告書案、予算書案、貸借対照表案、財産目録案、未収金一覧等を作成
2. 集金代行サービス移行支援
   • 集金代行サービス管理者業務
   • 滞納管理
   • 理事会報告
3. 総会・理事会開催支援
   • 議案書の作成
   • 総会進行の補助
   • 理事会レジュメの作成
   • 議事録（総会・理事会）作成
4. （簡易）長計作成支援
   • 記入票データの入力
   • 完成した（簡易）長計の説明

導入効果

• 業務量の削減
• プロの支援による安心感

導入手順

• 理事会決議
• 総会決議

費用

（単体の場合）月額　55,000円（税込）～
※マンションの規模に応じて増減いたします

自主管理マンションの多くには、印刷をする設備や発送作業をする要員などが不足しています。弊社では、管理組合に代わって印刷・発送業務を行います。

「自主管理マンション定額支援」とは、別途料金となります。

弊社のサービス内容

総会資料等の印刷・発送代行

業務内容

• 総会資料（議案書・出欠届等）の印刷
• 総会資料の発送

導入効果

• 役員の手間が大幅に削減される。
• 適正な手続きが求められる総会招集通知について、プロによってなされるという安心感がある。

導入手順

• 理事会決議

費用

• モノクロ　Ａ４・Ａ３共　　５円／１枚
• カラー　　Ａ４・Ａ３共　３０円／１枚
• 郵送代　実費