そもそも管理組合と管理会社
管理会社への委託方式
マンション管理組合は、様々な専門業務についてマンション管理業者へ委託しています。管理業者への委託方式は次の２種類があります。
- 一部委託方式
管理組合が実施可能分野は管理組合が行う。専門業者に直接委託できるところは専門業者に委託する方式。 - 全部委託方式
マンション管理の全部を一括し管理会社に委託する方式。
基幹事務業務とマンション管理会社
下記３つの業務を一括して行う場合、マンション管理業者に該当し、国土交通省に登録しなければなりません。
- 管理組合の会計の収入及び支出の調定
- 出納
- マンション（専有部分を除く）の維持又は修繕に関する企画又は実施の調整
特に問題となる「組合支援業務」
特に問題となる業務が「組合支援業務」です。
「理事会支援業務」は、下記のような業務を行います。
- 理事会支援業務
理事会に参加し、理事会資料の作成や議事録の作成を行う。資料作成だけでなく運営の助言を行う。 - 総会支援業務
総会に参加し、総会議案書の作成や議事録の作成を行う。各資料だけでなく進行の補助を行う。
管理会社によっては、「◯◯サポート」「組合運営支援」「基幹事務以外の業務」等の業務項目で契約書に記載されています。
「理事会支援業務」は、マンション管理適正化法によると、管理会社登録制度の根幹業務である「基幹事務」に含まれていませんが、マンション管理組合にとって、とても重要な業務となります。
理事長や役員に就任していると、管理会社の担当者さんの力量によって、負担が違いますよね。
管理会社が組合支援業務に力を入れているかによって、役員の負担が大きく異なります。管理会社によっては、理事会のサポートに注力できていないケースもあります。
管理組合役員の負担が大きい理由
役員の輪番制
部屋番号順や階段順により輪番によって役員に就任するルール ＝ 輪番制 をとられている管理組合は多いです。
その多くは、１年間や２年間を役員任期としています。
そうすると、長期間の検討を要する課題に対して検討することにご苦慮されることも多いようです。
検討の継続性を確保する頼みの綱である「管理会社」の担当者は、人事異動で短期に変更となるケースもあります。
営利団体である株式会社と異なり、居住者による役員が就任することを前提しつつも、役員を輪番制とする管理組合にとって、課題の継続性確保は至難の業となります。
また、国土交通省の発表している平成30年度マンション総合調査9割以上の管理組合の役員は「無報酬」であるとの実態を考慮すると、輪番制により就任された役員の方々のモチベーションを維持し続けることも難しいと言えるでしょう。
そのため、より積極的に取り組まれている一部の役員の方々には、どうしても管理組合活動における負荷がかかってしまうケースが多いように見受けられます。
平等な組合員同士により運営
理事会の構成メンバーは、マンションの所有者である組合員です。
そのため、長期の検討・日常的な検討の際、所有者同士の意見の対立やトラブルが生じた際、当事者だけでなく理事会にとっても大変な苦労が生じます。
マンション内によるトラブル発生は、禍根を残すこととなり、管理組合課題を取り組む際、検討の大きな障壁となります。
元々、バックボーンが異なるメンバーによる運営ですので、なかなか一つの課題に取り組むに際しても、大変な労力を伴います。
超高齢化社会
管理組合役員の運営の担い手である役員においても例外なく、超高齢化が進んでいます。
所有者が高齢であるため、ご家族が代理し管理組合活動に参加されるケースもありますが、ご家族が代理できない事情の場合や、そもそも、全員がご高齢でありながらもしっかりと運営されているケースもあります。
しかし、建物の課題は年々増える傾向にありますので、対応の検討に苦慮されるケースが多く見受けられます。
そのため、所有者の構成状況から、働き世代の役員に課題の対応が求められる傾向にあります。
管理会社主導の運営と利益相反
継続性確保の頼みの綱である管理会社は、自社により管理組合から工事を請け負うケースもあります。
当然、継続性確保しつつも自社に利益を誘導するケースも想定されます。
その点を危惧され、管理会社主導による運営から脱却を図ろうとする理事会もありますが、竣工後から長年管理を行っていた管理会社主導の運営体制から離脱をすることには大変な労力を伴います。
また、管理組合役員の労力を削減するために、元々管理会社へ委託しています。
管理会社主導の運営体制から離脱を図ろうとし、却って役員の労務が増大するなど、当初の目的から逆行してしまうケースもあります。
どうするのかは、結局管理組合が決める
管理会社に関する利益相反事項は従来から指摘されておりますが、管理組合が各課題に対してどのようにするかの検討は、管理委託契約からも、「管理組合」が決めないといけません。
結局は、管理組合役員が検討しないと、決めることはできません。
管理会社は、決められた事を実行することは得意ですが、「決めることを決める」ことは不得意なケースが多く見受けられます。
※あまり行き過ぎてしまうと、組合員から「利益相反」の指摘を受ける可能性があるため、助言することも難しいシチュエーションもあります。
このような管理組合におすすめです
マンションに問題が多く、管理会社担当者だけでは対応に苦慮している。
相談相手が管理会社だけなので利益相反の観点から不安だ。
マンションの将来を見据えた長期的な検討を行いたい。
役員が変わっても、継続した安定した管理組合運営を行いたい。
管理会社からは改善提案がなく、理事会で課題の検討に苦慮している。
理事長・役員に負担がかかりすぎている。
管理組合運営支援サービス（顧問契約）
専門家として管理会社とは異なる立場で理事会のお手伝いをいたします。
管理組合・理事会の支援として、以下のサービスを提供しております。
管理組合運営支援サービス（顧問契約）
弊社では専門家として管理会社とは異なる立場で理事会のお手伝いをいたします。
管理組合・理事会の支援として、以下のサービスを提供しております。
- マンション管理士による理事会出席
- マンション管理士によるアドバイス（メールや電話での対応）
- 月次報告書の確認
- 理事会資料等に関するアドバイス
- 理事会議事録等の確認と、今後の対応アドバイス
- 決算および予算案の確認とアドバイス
- 管理組合収支改善に関するアドバイス
- 制定されている長期修繕計画に関するアドバイス
- 各種修繕工事検討に関するアドバイス
- 管理会社との折衝に関するアドバイス
- 管理費等滞納対応に関するアドバイス
- 防災に関するアドバイス
- 各種専門家（弁護士・税理士・建築士等）の紹介
料金
- 月額 55,000円（税込）～
※マンションの総戸数・形態（タワー型・単棟型・複合用途型）に応じて変動します。
※全戸配布資料の印刷代につきましては、ご負担をお願いしております。
※マンションを調査のうえ、事前に見積書を提出いたします。
サービス導入のメリット
- スピーディな問題解決
- 第三者として中立的なアドバイスを得られる
- 長期的・計画的な検討の実現
- 役員改選に左右しにくい継続的な組合運営の確保
- 理事会役員の負担軽減
- 各種法令・規約に基づく、公平・公正な運営の確保
- 適正な管理コストの実現
お客様の声
「理事長・理事会の労務激減 四ツ谷マンション管理総合支援事務所（株）は理事長の戦友です！」
私は昨年の9月からマンションの理事長を引き受けた。 一昨年の理事会役員経験（1年間）を通じて管理会社のサポート体制、マネジメント手法に不満や多くの疑問を持っていた。
疑問点については以下の通りである。
- 管理会社に支払っている委託手数料が高すぎる。
提供されている諸サポートサービスの内容に比べて相対的に高いのではという感覚的な疑問と、他の管理会社の一般的水準と比較しても絶対的に高額である。 - 管理組合運営が管理組合の利益ではなく管理会社の利益を目的として運営されていた。
顧客志向ではなく会社利益志向のパターンが強く表れているように感じられた。 - 理事会で協議、決議されたことが議事録に正しく反映されない(管理会社が作成していた)。
新年度は理事長に自ら立候補し改善を推し進めるつもりであったが、いざ改善に取り組み始めるとどこから手を付けてよいのかもわからず途方に暮れる1月が経過した。
とある機会に、四ツ谷さんにお会いし、私の悩みについて相談した時から事態は速いスピードで改善方向に展開し始めた。
＜理事会課題の改善展開＞
- 管理費会計の適正化を推進
昨年11月理事会で渡邉マンション管理士より管理会社あて管理費の適正化が提案。
まず、今年度は高すぎる委託手数料を含む管理費会計を世間水準まで低減させ、来年度は競争原理を導入した管理費会計の更なる削減を推進することとした。
結果として1月の臨時総会で渡邉マンション管理士と顧問契約を締結した後、3月までの短期間に、管理会社を変更・仕様を変更せず、約230万円削減という成果を生み出すことができた。
その後も、共有部分電気料金の見直し、宅配ロッカー、インターネット管理料金等の見直しを実施した結果、来期には通年で約300万円の適正化が実現できる見込み。 - 管理会社との適切な緊張関係を構築
それまで管理会社主体の理事会運営であったが理事会主導型の運営に転換することができた。
理事長へのアドバイス、管理会社へ問題点の指摘、マンション住民への学習会開催等を通じて少しずつではあるが管理組合が主体性を持った運営が可能となった。
これにより「発言する理事会」として管理会社と適切な緊張感を醸成することが可能となった。 - 理事会、総会の議事録を始め管理組合諸資料はこれまでの管理会社保管であったが、マンション内に保管庫を設置し資料移管させたたことで管理組合の「情報主権」を取り戻すことができた。
次回の通常総会へ向け「新年度の取組課題」（ブレーインストーミングを行い100のテーマから10の課題に絞り込み）、「理事会役員の職務分担改正」（理事長職務が過重にならないように職務分析を通じて他の理事会役員に職務を分散）、
また、理事会運営を円滑に推進するための規約改定等の作成や長期・中期・短期の課題整理を進めている。
理事長職は孤独なものであるといわれているが四ツ谷さんと契約を締結したことで心強い相談相手を持つことができ、不安感が解消され理事会運営にも積極的に取り組むことが可能になった。
お蔭様で毎週100本以上作成していたメールは20本まで削減し、夜も安眠できるようになった。
理事長・理事会で単独行動をとっていたのなら、実現はできたかもしれないが、時間が恐ろしくかかったことだろう。
四ツ谷マンション管理総合支援事務所（株）は私の戦友です。
